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场景一:招聘录用
企业或企业委托招聘的第三方,未完成招聘录用工作时,需要收集候选人的个人信息,包括不限于基本资料、身份信息、教育工作信息等,这些信息中有些属于敏感的个人信息,若处理不当则容易引起纠纷争议。
场景二:休假管理
实践中,剔除事假、带薪年休假、企业自设福利假之外,婚丧假、病假等企业均需要员工提供相关休假资料。这个休假证明资料涉及到个人信息、敏感个人信息、隐私等错综复杂的关系,其中隐含的风险不言而喻。尤其是企业借助第三方企业的工具来实施管理这些信息时,企业、员工、第三方企业三者之间就个人信息的权利和义务亦需要规范和明确。
场景三:跨境传输
员工的个人信息、客户信息的载体(系统)服务器可能在境外,亦有可能企业需要将员工的个人信息、客户信息传输至境外的企业。个人信息的跨境传输、存储等对于企业的用工、人力资源管理提了更高的要求,这里涉及到境内外法律环境差异、衔接的问题。若处理不当引发的争议可能会远远超过劳资争议的范围。
场景四:日常办公
考勤系统、邮件系统、OA系统、客户管理系统、电脑/手机/打印机等办公硬件等等,这些都可以记载员工个人的信息、客户的信息。这些系统的服务器可能设置在境外、系统所有权可能归属第三方企业、系统所有权和试用期归属于企业、可能需要委托第三方负责系统的维护等。员工的个人信息就会被各方所接触,制定个人信息保护的政策,并对合作方进行要求尤为重要。
场景五:档案管理
劳动合同档案、奖惩记录、考勤记录、工资支付记录、工伤管理资料、职业病档案等等,这是企业人力资源管理工作的重要组成部分。对于这些信息的去标识化、匿名化、删除、储存与安全保障措施,对于企业是新的问题和挑战。
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